Když se nabízí nemovitost k pronájmu, většinou se v inzerátech uvádí dvě základní částky: nájemné a takzvané poplatky.
Ve chvíli, kdy se podepisuje nájemní smlouva, se z „poplatků“ často stávají zálohy na služby.

Už samotné slovo záloha napovídá, že jde o platbu „napřed“, která bude v budoucnu vyúčtována. A právě otázka jak správně vyúčtovat služby je častým problémem jak pro nájemníky, tak pro pronajímatele.

1. Co to vlastně je vyúčtování?

Vyúčtování služeb znamená srovnání zaplacených záloh s reálnými náklady na služby spojené s užíváním bytu (např. voda, teplo, úklid, výtah atd.).

Vlastník bytu platí na účet SVJ nebo družstva měsíční zálohy, které pokrývají spotřebu vody, tepla, další služby a příspěvky spojené s provozem domu.
Jednou ročně, zpravidla na jaře,  SVJ nebo družstvo vystaví vyúčtování, které:

• vychází ze skutečných nákladů za uplynulý rok,
• rozděluje náklady mezi vlastníky podle plochy bytu, počtu osob a spotřeby vody a tepla.

Rozdíl mezi zaplacenými zálohami a skutečnými náklady určuje, zda vznikne přeplatek nebo nedoplatek.
Tímto procesem prochází každý vlastník nemovitosti – tedy i pronajímatel.

Při pronájmu má pronajímatel právo přenést na nájemníka část nákladů za služby formou měsíčních záloh, a to v rozsahu, který odpovídá dohodě ve smlouvě nebo zákonnému minimu služeb.
Jakmile pronajímatel obdrží roční vyúčtování od SVJ nebo družstva, je povinen do 4 měsíců od jeho doručení provést vyúčtování záloh nájemníkovi a vyčíslit případný přeplatek či nedoplatek.

2. Co říká zákon

Pravidla pro vyúčtování služeb nájemníkům vycházejí především z:

• Občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.)
• Zákona č. 67/2013 Sb. o službách spojených s užíváním bytu

Tyto předpisy upravují zejména:

• povinnost vyúčtovat zálohy alespoň jednou ročně,
• termíny pro vystavení a reklamaci vyúčtování,
• způsob rozúčtování nákladů,
• základní rozsah služeb, které lze vyúčtovat nájemníkovi.

3. Rozsah služeb – zákon vs. smlouva

Pro přehlednost a předcházení sporům je vždy nejlepší už při podpisu smlouvy dohodnout, jaké služby budou přefakturovány nájemníkovi.
Do vyúčtování patří pouze služby a náklady bezprostředně související s užíváním bytu a společných prostor domu.

Pokud smlouva seznam služeb neobsahuje, použije se nezbytné minimum podle zákona, typicky:

• dodávky tepla a teplé vody,
• dodávky studené vody a odvádění odpadních vod,
• odvoz komunálního odpadu,
• osvětlení a úklid společných prostor,
• provoz a údržba výtahu,
• čištění komínů,
• zajištění příjmu TV a rozhlasu (pokud je společná anténa).

4. Co je základem vyúčtování

Základním podkladem pro vyúčtování nájemníkovi je roční vyúčtování od správce domu (SVJ nebo družstva).
Pokud se nájemník nastěhoval nebo odstěhoval během roku, je nutné vycházet i z předávacího protokolu s odečty vodoměrů a měřičů tepla k datu předání bytu.

5. Období pronájmu a různé situace

Vyúčtování se liší podle toho, jak dlouho nájemník v bytě bydlel:

• Bydlel celý rok:
       Stačí přefakturovat částky podle vyúčtování správce.
• Nastěhoval se během roku:
        Proveďte poměrné rozpočítání nákladů podle délky bydlení a skutečné spotřeby.
• Odstěhoval se dříve, než bylo vyúčtování hotové:
  • Buď použijete poměrné rozpočítání na základě loňských nákladů (případně upravených o inflaci),
  • nebo odložíte vyúčtování, dokud nebude k dispozici roční vyúčtování SVJ.

6. Doporučená metodika pro částečný rok

Pokud nájemník bydlel jen část roku:

• Paušální náklady (úklid, výtah, společná elektřina) rozpočítejte poměrově dle počtu měsíců bydlení.
• Základní složky cen za teplo a teplou vodu (pevná část) rozpočítejte podle délky bydlení.
• Spotřební složky (voda, teplo) vyúčtujte dle skutečných odečtů uvedených ve vyúčtování správce a předávacím protokolu.
• Porovnejte náklady vs. zaplacené zálohy nájemníka → vznikne přeplatek nebo nedoplatek.

7. Zálohy – pozor na dvě roviny

Nepleťte si:

1. Zálohy, které platí pronajímatel SVJ,
2. Zálohy, které platí nájemník pronajímateli.

Pro vyúčtování určené nájemníkovi se vždy pracuje pouze s částkami, které nájemník skutečně uhradil pronajímateli.

8. Jak vyúčtování provést

Nejčastěji se vyúčtování dělá v Excelu, protože umožňuje snadno používat vzorce a automatické součty.
Můžete ho ale vytvořit i ve Wordu nebo ručně na papíře – hlavní je, aby bylo přehledné a srozumitelné pro nájemníka.

Tip na závěr

Na stránkách www.pronajemonline.cz jsou k dispozici užitečné online nástroje, které umožňují rychle a přehledně připravit vyúčtování služeb – ať už se jedná o jednoduchý, nebo složitější případ.
Tyto nástroje zohledňují všechny typické situace popsané v tomto článku a mnoho dalších.

Vyzkoušejte ji zdarma na www.pronajemonline.cz